如何全面存档电子邮件 Outlook 2013 年、2016 年、2019 年、2021 年和 Outlook 365

对于经常进行数字通信的人来说,电子邮件过载是一个常见的挑战。 归档电子邮件是清理主收件箱并保持电子邮件应用程序性能的有效解决方案。 微软 Outlook 为用户提供一系列归档选项,无论是桌面版本,例如 Outlook 365、 Outlook 2021年, Outlook 2019年, Outlook 2016 年,以及 Outlook 2013 年或通过网络或移动设备访问电子邮件时。

Outlook 的桌面版本具有手动和自动存档功能,例如自动存档功能,而这些功能在 Web 或移动平台上不可用。 同时, Outlook for web 和 mobile 提供了多种管理电子邮件的方法,包括可自定义的收件箱规则和可简化存档过程的滑动操作。

默认情况下, Outlook 无限期地存储存档的电子邮件,尽管您公司的保留策略或个人设置可能另有规定,从而导致在一段时间后自动删除。

本文介绍了在不同服务器上有效归档不重要电子邮件的各种方法 Outlook 可改善数字工作场所的组织和秩序的平台。 让我们看看如何利用这些功能,具体取决于我们是否使用它们 Outlook 365、 Outlook 2021年, Outlook 2019年, Outlook 2016年, Outlook 2013年, Outlook 网页版,或 Outlook 在移动设备上。

方法 1:手动存档电子邮件

手动存档电子邮件 Outlook 对于网络,您可以遵循几个简单的步骤。 此方法允许您专门策划和组织您的电子邮件,从而使收件箱更有条理。 用户可以一次存档多封电子邮件,并在以后通过存档文件夹或搜索特定电子邮件来访问它们。

  1. 访问 Outlook.com 并登录您的帐户。
  2. 在左侧窗格中,选择包含要存档的电子邮件的文件夹。
  3. 选择您要存档的电子邮件。 可以在一个页面上进行多项选择。
  4. 按那个 档案 单击顶部栏上的按钮将选定的电子邮件移至存档。 或者,您也可以按 在键盘上作为快捷方式。
  5. 要存档单个电子邮件,请右键单击它并选择 档案 从上下文菜单中。
  6. 要查看存档的电子邮件,请导航至 档案 左窗格中的文件夹。

方法 2:启用自动存档功能(仅限桌面)

Outlook 的桌面应用程序不仅提供手动归档,还提供自动电子邮件归档。 自动存档默认处于禁用状态,因此您需要启用它并根据您的喜好进行配置,例如 B. 确定归档频率或是否应永久删除旧的归档电子邮件。

激活后,您的电子邮件将按照指定的时间间隔自动发送到存档文件夹,其中它们将保存在与主 PST 文件不同的单独存档 PST 文件中。 这种合并到单个文件有助于空间管理和组织 Outlook 文件。

  1. 开始这个 Outlook 应用程序 在你的电脑。
  2. 点击那个 文件 上面的选项卡。
  3. 选择 选项 从左侧区域。
  4. 在由此产生的 Outlook 选项 在对话框中选择 进步 从左侧区域。
  5. 然后点击 自动存档设置 按钮内的 自动存档 部分。
    自动存档设置
  6. 选中旁边的框 全部运行自动存档 选项并设置此功能的时间表。
  7. 在里面 存档的默认文件夹设置 您可以使用此选项指定何时应归档项目。
  8. 点击 搜索 指定要保存存档文件的位置。
    将电子邮件存档于 Outlook
  9. 点击 好的 完成该过程。

要更改特定文件夹的设置,您可以执行以下操作:

  1. 右键单击所需的文件夹并选择它 特征 从上下文菜单中。
    文件夹属性
  2. 切换到 自动存档 Tab. 默认选项 使用默认设置存档此文件夹中的项目 默认选择。 如果您希望文件夹符合全局自动存档设置,请保持原样。
    自动存档设置
  3. 如果您不希望项目保持存档状态(除非手动完成),请选择“ 不要归档此文件夹中的项目
    将电子邮件存档于 Outlook
  4. 要将不同的设置专门应用于此文件夹,请选择 使用这些设置存档此文件夹 并根据需要进行调整,然后单击 申请好的 保存更改。
    将电子邮件存档于 Outlook

由于自动存档功能仅在桌面版本中可用,因此网络和移动用户将不得不采用不同的策略进行自动电子邮件存档。

方法 3:配置滑动操作进行存档 Outlook 手机,手机

虽然手机版 Outlook 该应用程序没有自动存档功能,但它支持可配置的滑动操作以加快电子邮件存档速度。 这种高效的方法允许移动用户通过简单的滑动即可轻松存档消息。

  1. 打开这个 Outlook 您设备上的应用程序。
  2. 点击 Outlook 象征 左上角显示一个框,然后点击 设置齿轮图标。 左下方。
    Outlook    移动应用程序设置
  3. 滚动到 邮政 部分并选择 滑动选项
  4. 选择其中之一 向左滑动 或者 向右滑动 并将操作设置为 档案
    将电子邮件存档于 Outlook

通过此手势,您现在可以存档电子邮件,而无需单独选择每封电子邮件。

方法 4:创建收件箱规则

对于那些使用它的人 Outlook 如果您通过 Internet 接收和发送电子邮件,并且更喜欢使用一键式方法来存档旧邮件,那么创建收件箱规则可能会有所帮助。 此过程允许您添加具有特定条件的定制操作,以便规则仅针对特定电子邮件。

  1. 单击访问您的收件箱 Outlook 网络
  2. 选择 看法 选项卡并单击 显示设置
  3. 点击 邮政 然后继续 调节
  4. 在右侧窗格中,单击 添加新规则
    添加新规则 Outlook
  5. 为您的规则命名。 选择 添加一个动作 其次是 搬去。 然后单击选择一个文件夹 选择一个文件夹 并选择那个 档案 文件夹。
  6. 指定应应用此规则的电子邮件 添加条件 输入或选择字段 适用于所有消息。 要定义例外,请单击 添加例外
    将电子邮件存档于 Outlook
  7. 点击 节省 配置规则后。

此外,您可以添加收件箱规则 Outlook 桌面应用程序,尽管步骤可能略有不同。

  1. Outlook 选择应用程序 文件 然后去 信息
  2. 选择 管理规则和警报 从右侧面板。
    管理规则和警报
  3. 点击 新规则 在下面 电子邮件规则 标签。
    添加新规则 Outlook
  4. 在规则向导中选择 将规则应用于我收到的消息 然后单击 下一个
  5. 从提供的列表中选择一个条件并详细指定所需的条件 第2步 箱。 点击 下一个 后。
  6. 选择 移动到指定文件夹点击那个 指定的 超链接位于 第2步 字段并选择它 档案 文件夹。
    规则助理
  7. 继续 下一个如有必要,添加例外,然后单击 下一个 再次。
  8. 命名您的规则并选择它 结束 来应用它。
  9. 点击 好的 保存您新创建的规则。
    将电子邮件存档于 Outlook

方法 5:使用清理旧项目工具手动存档。

除了自动选项之外,Outlook 的桌面版本还包括一个名为“清理旧项目”的手动归档工具,该工具经常与“清理”功能相混淆,旨在最大限度地减少邮件线程中的冗余。

该工具允许您根据项目的年龄选择要存档的项目。

  1. 打开 Outlook 在你的电脑。
  2. 按那个 文件 单击上面的选项卡并选择 信息 从左侧的菜单中。
  3. 点击 工具 并选择 清理旧物品 从显示的选项中。
    清理旧物品
  4. 在里面 档案 在对话框中,选择要存档的文件夹 存档此文件夹及其所有子文件夹 部分。
  5. 使用选择日期 存档项目早于 场地。
  6. 点击 搜索 确定它的位置 Outlook 要保存的存档文件。
    将电子邮件存档于 Outlook
  7. 点击 好的 确认并应用更改。

请记住,与使用自动存档功能相反,手动存档是释放邮箱空间的另一种方法,即将不再需要的旧项目移至单独的文件中。

如果您想在归档后取消归档电子邮件

了解如何在存档后恢复电子邮件非常重要,以防您需要再次访问它们。 Outlook 使查找和恢复存档的消息相对容易。

  1. 打开这个 Outlook 您计算机上的应用程序。
  2. 向下滚动左侧导航窗格即可找到它 档案 文件夹并单击它。 此文件夹包含您已存档的所有电子邮件。
  3. 要查找特定电子邮件,请使用顶部的搜索栏 Outlook。 确保,那 档案 选择该文件夹可在所有已存档的邮件中进行搜索。
  4. 找到电子邮件后,您可以打开它以查看其内容,也可以将其移回收件箱或其他文件夹。 要移动它,只需将电子邮件拖放到所需的文件夹中或右键单击电子邮件并选择它 移动然后选择目标文件夹。

如果你使用这个 Outlook 在 Web 应用程序中,访问和恢复存档电子邮件的步骤类似。 只要搜索一下就可以了 存档文件夹 在在线界面中,并按照与上述相同的步骤操作。